ZENIGATA BLOG

当社では、3年ほど前から社内業務のDX化に取り組んできました。
DXとは、、デジタル化によってバックオフィス業務の効率性や生産性を向上させ、
組織全体の体制やはたらき方を変革する取り組みのことを言います。

取り組み以前はExcelを活用し、膨大な量のデータ（主に売上情報）を手打ちで入力し管理するという、
今思えばとても非効率な作業を毎月行っていました。というのも、当社で運営している事業の特性上、
全ての事業を同じソフトで管理することができず、違うソフトを使い分けており、
出力されるデータの様式も事業によって異なっていたという問題点があり、
なかなかDX化が難しい状況でありました。

しかし、Excelでのデータ管理の限界も感じており、
何か良いプラットフォームはないかと探している中でたどり着いたのが、
サイボウズさんのクラウドサービスである「kintone（キントーン）」でした。

「kintone」とは、表計算ソフトよりも快適に、専門システムより柔軟に、
自社でシステムを開発するよりスピーディー＆低コストに、
「サクッと」思いついた業務改善をすぐに実行できるサービスになっており、
当時はまだあまり知られていなかったように思います。
こちらを紹介して下さった「株式会社京信システムサービス」さんのご協力のもと、
DX化のプロジェクトがスタートしました。

ただ、簡単に業務改善ができるとはいえ、取り込むデータ量の多さと様式の複雑さから、
会議も毎回長時間に及びました。約半年間の開発期間を経て完成したのが、
当社の業務に合わせたオリジナルの「データウエアハウスシステム」でした。

このシステムの導入の結果、総務3名で約5日間かかっていた売上データの入力作業が、
2名で1日で処理が可能となりました。さらに入力ミスがなくなり、
正確なデータを出すことが可能となりました。また、当社独自の給与計算もシステム化し、
毎月月初に4日ほどかかっていた計算業務が2日に短縮することができ、
時給の変更などにも柔軟に対応できるようになりました。この「kintone」の導入により、
今までなかなか進まなかったDX化が大きく進み、
この後の事業の拡大や、職員の増加にも柔軟に対応できる体制ができました。

また、このDX化によってできた時間を有効活用し、他部署へのヘルプに行ったり、
社内イベントの準備、運営にも力を入れることができるようになるという
大きな成果を出すことができました。
この次の年にも、第2弾のプロジェクトを進めることになります。

介護業界はまだまだアナログだと言われていますが、時代の流れに乗り遅れないよう、
デジタルを積極的に取り入れ、業務改善、職員の負担軽減、そしてご利用者様、
職員の満足度の向上へと繋げていけるよう、取り組みを継続していきたいと思っています。

（総務　佐々木）